Informativa privacy

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento è [COMPANY NAME], [REGISTERED ADDRESS], numero di registrazione [COMPANY NUMBER] («WhenBy», «noi»). Per qualsiasi domanda sui tuoi dati scrivi a [CONTACT EMAIL]. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, perché per noi la legge non lo richiede; lo stesso indirizzo raggiunge la persona che si occupa di privacy. Il nostro rappresentante nel Regno Unito è [UK REPRESENTATIVE].

2. Due ruoli: il nostro e quello dell’attività

• Siamo titolari del trattamento per il tuo account WhenBy, le tue prenotazioni e impostazioni, gli account di titolari e staff delle attività, la fatturazione, il nostro sito e le statistiche.
• Ogni attività è titolare delle proprie schede cliente: le note, le allergie, le foto e lo storico delle visite che conserva sui suoi clienti, e le liste di contatti che importa. Le conserviamo e trattiamo solo su istruzione dell’attività, come suo responsabile del trattamento, secondo il nostro Accordo sul trattamento dei dati. Per questi dati vale l’informativa dell’attività, e le richieste vanno rivolte all’attività (noi la aiutiamo a rispondere).
• Quando prenoti, l’attività riceve il tuo nome, i tuoi contatti e la prenotazione, e li conserva nei propri archivi sotto la propria responsabilità.

3. Cosa raccogliamo

Se prenoti (clienti e ospiti)

• Account: indirizzo email, nome, numero di telefono (facoltativo), lingua e data di iscrizione. Non usiamo mai password: accedi con un codice inviato alla tua email.
• Prenotazioni: l’attività, la sede, i servizi, il professionista, l’orario, il prezzo, lo stato, la tua nota per l’attività e le eventuali cancellazioni.
• Per i servizi a domicilio: l’indirizzo che indichi e il suo punto sulla mappa.
• Le attività preferite e le impostazioni di promemoria e notifiche.
• Come ospite: nome, email, telefono (facoltativo) e lingua, insieme alla prenotazione.

Se gestisci un’attività o ci lavori

• Account di titolari e staff: email, nome mostrato ai clienti, ruolo, foto profilo (facoltativa), il colore del calendario che scegli.
• L’attività: nome, descrizione, categoria, logo e foto, sedi e relativi indirizzi, servizi, prezzi, aliquote, orari di lavoro, assenze, regole di prenotazione, link a WhatsApp o Instagram.
• Fatturazione: ragione sociale, indirizzo di fatturazione, partita IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC, email di fatturazione, il tuo piano e il suo storico. I dati della carta li raccoglie Stripe e non arrivano mai a noi.

Sui clienti dell’attività (come responsabile del trattamento)

• Schede cliente: nome, email, telefono, note, allergie, etichette, assenze, consenso al marketing, foto prima e dopo, e quanto è stato pagato alla visita.

Dal tuo dispositivo e browser

• I token per le notifiche push, se le consenti.
• Dati tecnici che i nostri fornitori registrano per sicurezza: indirizzo IP, tipo di browser o dispositivo, ora della richiesta. Non li usiamo per identificarti.
• Statistiche d’uso, solo se accetti (punto 5).

Non raccogliamo numeri di carte di pagamento, non usiamo identificativi pubblicitari e non vendiamo né affittiamo i tuoi dati.

4. Perché li usiamo e su quale base giuridica

Informazioni sulla salute. Alcune attività annotano allergie o problemi della pelle nelle schede cliente. Sono dati sulla salute. L’attività è responsabile di chiederti il consenso esplicito; noi li teniamo solo nelle schede di quell’attività, non li usiamo mai per le statistiche e non li mettiamo nelle notifiche.

5. Statistiche, solo con il tuo consenso

Usiamo Google Analytics 4 sul nostro sito, sulle pagine di prenotazione e nella web app, e Google Analytics for Firebase nelle app per iPhone e Android, per contare le visite e capire quali funzioni si usano. Entrambi sono di Google Ireland Limited.

• Sono spenti finché non dici di sì: sul web con il nostro banner dei cookie, nelle app con la scelta sulla privacy. Dire di no non cambia nient’altro.
• Quando sono attivi, Google riceve il tuo indirizzo IP (che Google Analytics non conserva), dati su dispositivo e browser, le pagine e le schermate che visiti e un identificativo casuale. Non inviamo nome, email, telefono, schede cliente o note delle prenotazioni.
• Disattiviamo Google Signals, la personalizzazione degli annunci e le funzioni pubblicitarie, e conserviamo le statistiche per 14 mesi.
• Puoi cambiare idea quando vuoi: Impostazioni cookie in fondo a ogni pagina web, o le impostazioni privacy nell’app. I dettagli sono nella nostra Cookie policy.

6. Con chi condividiamo i dati

• L’attività da cui prenoti riceve la tua prenotazione e i tuoi contatti, e li conserva nei propri archivi.
• Fornitori di servizi che trattano dati per conto nostro, con un contratto e solo su nostra istruzione: hosting e database, email, notifiche push, mappe e tempi di viaggio, pagamenti, statistiche. Sono elencati, con cosa fanno e dove, nella pagina dei sub-responsabili.
• Stripe gestisce i pagamenti dei piani e, se un’attività li chiede, anticipi e caparre. Per alcune finalità, come la prevenzione delle frodi e gli obblighi di legge, Stripe è titolare autonomo (informativa privacy di Stripe).
• Le autorità, quando la legge lo richiede.
• Un acquirente, se la nostra società viene venduta o fusa; questa informativa continua a valere per i tuoi dati.

7. Trasferimenti internazionali

Il nostro database e i file sono conservati nell’UE (Irlanda). Alcuni fornitori hanno sede, personale o sistemi negli Stati Uniti o altrove. Quando i dati escono dall’UE o dal Regno Unito, ci basiamo su una decisione di adeguatezza (come l’EU–US Data Privacy Framework, per le società certificate) o sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea con l’Addendum UK, più garanzie aggiuntive dove servono. Puoi chiedercene una copia.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

9. Sicurezza

I dati sono cifrati in transito e a riposo. Le regole del database tengono i dati di ogni attività separati da quelli delle altre, le foto dei clienti sono conservate in modo privato e mostrate solo tramite link che scadono in pochi minuti, e l’accesso è limitato a chi ne ha bisogno. Nessun sistema è perfettamente sicuro: se una violazione mette a rischio i tuoi dati, avvisiamo te e l’autorità come prevede la legge.

10. I tuoi diritti

Puoi chiederci di:

• darti una copia dei tuoi dati, o inviarli a un altro servizio (nell’app: Account → Scarica i miei dati);
• correggerli (gran parte puoi modificarla da solo nell’app);
• cancellarli (nell’app: Account → Elimina account);
• limitarne o opporti all’uso, compreso quello basato sul legittimo interesse;
• revocare il consenso in ogni momento, per esempio alle statistiche, senza effetti su quanto fatto prima.

Scrivi a [CONTACT EMAIL]. Rispondiamo entro un mese. Potremmo chiederti di confermare chi sei. Se sei titolare o membro dello staff di un’attività, non puoi eliminare il tuo account finché possiedi un’attività o ci lavori: scrivici e ti aiutiamo.

Per le schede cliente di un’attività, rivolgiti direttamente all’attività. Se chiedi a noi, giriamo la richiesta all’attività e la aiutiamo a rispondere.

11. Reclami

Se non sei soddisfatto di come trattiamo i tuoi dati, diccelo prima. Puoi anche presentare reclamo a un’autorità di controllo, in particolare dove vivi o lavori:

• Italia: Garante per la protezione dei dati personali
• Irlanda: Data Protection Commission
• Regno Unito: Information Commissioner’s Office

12. Minori

Gli account WhenBy sono per chi ha almeno 16 anni. Un genitore o tutore può prenotare per un figlio. Se pensi che un minore di 16 anni abbia un account, diccelo e lo cancelliamo.

13. Modifiche a questa informativa

Quando cambiamo questa informativa, aggiorniamo la data in alto. Se una modifica è importante, te lo diciamo via email o nell’app prima che si applichi.