Termini per le attività

1. Cosa fa WhenBy

WhenBy è un software per ricevere prenotazioni. Ti dà un calendario, una pagina di prenotazione, promemoria, schede clienti e report, nell’app e sul web.

Il servizio che vendi è tuo. Quando un cliente prenota un taglio, un trattamento viso o qualsiasi altro servizio, il contratto per quel servizio è tra te e il cliente. Noi non ne siamo parte, non decidiamo i tuoi prezzi e non eroghiamo i tuoi servizi.
Siamo una piattaforma, non un tuo agente. Trasmettiamo prenotazioni, messaggi e, se li attivi, pagamenti tra te e i tuoi clienti.

Le parole con la maiuscola hanno il significato che hanno nell’app: l’Attività sei tu; il Titolare è la persona che ha il pieno controllo dell’Attività; i Membri dello staff sono le persone che ci lavorano; un Cliente è chi prenota da te; una Prenotazione è la riserva di un Cliente; la tua Pagina di prenotazione è la tua pagina pubblica; una Scheda cliente è la tua scheda privata su un Cliente; Esplora è dove i clienti trovano attività che non conoscono ancora; un Piano è il tuo abbonamento.

2. Il tuo account

Il Titolare crea l’Attività e ne è responsabile. Titolari e Manager possono invitare membri dello staff; ognuno accede con il proprio account.
Si accede con un codice monouso inviato via email (o con Apple o Google, se li usi). Tieni al sicuro l’accesso alla tua email e rimuovi chi non lavora più con te.
Dacci dati veri e aggiornati sull’Attività, compresi quelli di fatturazione. Se pubblichi l’Attività su Esplora, possiamo chiederti ragione sociale, indirizzo, contatti e numero di iscrizione, e di confermare che offri solo servizi conformi al diritto dell’UE (Digital Services Act, art. 30).
Sei responsabile di quello che succede nella tua Attività, anche di quello che fanno i tuoi membri dello staff.

3. Piani e prove

WhenBy ha quattro Piani: Free, Solo, Team e Business. Cosa include e quanto costa ciascuno è sulla nostra pagina dei piani. Il prezzo mostrato quando ti abboni è quello che paghi.
Free non costa nulla e non scade. Possiamo cambiare quello che include con 30 giorni di preavviso.
Prova di Team. Un’Attività può provare Team una volta, per 30 giorni, senza carta. Alla fine torna su Free (vedi il punto 5), a meno che non ti abboni.
Possiamo aggiungere funzioni a qualsiasi Piano in ogni momento. Se togliamo una funzione che paghi, te lo diciamo almeno 30 giorni prima, e puoi disdire e avere il rimborso della parte non usata del periodo in corso.

4. Prezzi, fatturazione e pagamento

I Piani si acquistano solo sul nostro sito, non tramite App Store o Google Play. L’app mostra il tuo Piano attuale ma non vende Piani.
I pagamenti sono gestiti da Stripe, il nostro fornitore di pagamenti, con Stripe Billing. I dati della tua carta o di altri metodi di pagamento vanno a Stripe, non a noi. Al pagamento si applicano anche i termini e l’informativa privacy di Stripe.
Puoi pagare ogni mese o ogni anno. Il Piano si rinnova automaticamente alla fine di ogni periodo finché non disdici. Prima del rinnovo di un Piano annuale ti avvisiamo via email.
I prezzi sono nella valuta della tua Attività (EUR, GBP o USD), che si blocca alla prima Prenotazione. L’IVA si aggiunge quando la legge lo prevede e il totale ti viene mostrato prima di pagare (per un’attività con partita IVA valida in un altro Paese UE si applica l’inversione contabile). Per ogni pagamento ti inviamo una fattura.
Team e Business hanno un prezzo per membro dello staff attivo, come indicato nella pagina dei piani. Aggiungere membri dello staff cambia il prezzo dal pagamento successivo, in proporzione quando Stripe lo calcola.
Cambi di prezzo. Ti avvisiamo almeno 30 giorni prima che un nuovo prezzo si applichi a te. Vale dal rinnovo successivo; puoi disdire prima.
Se un pagamento non va a buon fine, noi e Stripe riproviamo e ti avvisiamo. Dopo 7 giorni di tolleranza l’Attività passa al Piano Free come descritto al punto 5.
Disdetta. Puoi disdire quando vuoi dal sito. Il Piano resta attivo fino alla fine del periodo pagato; poi l’Attività passa a Free. Non rimborsiamo periodi parziali, salvo i casi previsti da questi termini o dalla legge.

5. Passaggio a un piano inferiore e mancato pagamento

Quando l’Attività passa a un Piano più piccolo, per tua scelta, alla fine di una prova o dopo un pagamento non riuscito:

Non cancelliamo dati e non annulliamo Prenotazioni.
Il Titolare sceglie quali membri dello staff e sedi restano attivi nei limiti del nuovo Piano. Se non sceglie, restano attivi il Titolare e la prima sede.
Membri dello staff e sedi non attivi diventano di sola lettura e non ricevono nuove Prenotazioni. Le Prenotazioni già fissate si svolgono normalmente.
Le funzioni non incluse nel nuovo Piano vengono nascoste, ma i loro dati restano. Tutto torna quando ti abboni di nuovo.
Un’Affiliazione non consentita dal nuovo Piano termina (punto 9). Le Prenotazioni esistenti restano.

6. Esplora e come ordina i risultati

Comparire su Esplora è facoltativo. Un’Attività compare quando il profilo è completo (categoria, un indirizzo o una zona, un servizio prenotabile con prezzo, orari di lavoro nei prossimi 14 giorni, una foto) e non è nascosta o sospesa.
Come ordiniamo i risultati: prima la pertinenza con la ricerca del cliente, poi la distanza, poi la disponibilità negli orari richiesti, poi la valutazione. Pagare un Piano non cambia la tua posizione. Se mai vendessimo posizioni in evidenza, saranno indicate come «Sponsorizzato».
Tariffa Esplora. Possiamo addebitare una tariffa fissa per la prima Prenotazione completata di un cliente nuovo per te che ti ha trovato tramite Esplora. Le Prenotazioni successive di quel cliente non costano mai nulla, e i clienti che hai importato o aggiunto tu non sono mai «nuovi». Oggi questa tariffa non viene addebitata. Ti daremo almeno 60 giorni di preavviso, con l’importo, prima di iniziare ad addebitarla e prima di ogni modifica. Puoi contestare una tariffa entro 30 giorni.

7. Pagamenti dei clienti: anticipi e caparre

Quando la funzione sarà disponibile, potrai chiedere ai clienti di pagare in anticipo o di lasciare una caparra quando prenotano.

I pagamenti passano da Stripe Connect. Apri il tuo account Stripe e accetti il Connected Account Agreement di Stripe. Il denaro viene pagato sul tuo account Stripe, non a noi; non lo deteniamo mai.
Decidi tu le regole su caparra, cancellazione e rimborso. Le mostriamo al cliente prima che paghi. Sei tu a decidere ed eseguire i rimborsi, nel rispetto delle tue regole e dei diritti del cliente, e a gestire storni e contestazioni.
Stripe applica le proprie commissioni. WhenBy applica [APPLICATION FEE] su questi pagamenti.
Sei responsabile delle imposte su quanto ricevi.

8. Le tue responsabilità

Prezzi e imposte. Decidi tu i prezzi e le aliquote. WhenBy ne suggerisce una all’inizio, ma verificare che sia corretta spetta a te.
Scontrini e fatture. Un incasso registrato in WhenBy è un dato gestionale, non uno scontrino fiscale né una fattura. Gli obblighi fiscali restano tuoi (in Italia, per esempio, il documento commerciale e la fatturazione elettronica).
Il tuo mestiere. Hai le licenze, le qualifiche e l’assicurazione che i tuoi servizi richiedono.
Contenuti onesti. Profilo, servizi, prezzi, foto e risposte sono veri e hai il diritto di pubblicarli.
I dati dei tuoi clienti. Hai una base giuridica per ogni Scheda cliente, comprese le liste che importi. Chiedi il consenso esplicito prima di annotare informazioni sulla salute come allergie o problemi della pelle, e invii comunicazioni promozionali solo a chi ha accettato. Vedi l’Accordo sul trattamento dei dati.
I tuoi clienti. Tratti i tuoi clienti in modo corretto, anche quando annulli una Prenotazione o segni un’assenza.

9. Affiliazioni

Un’Affiliazione collega la tua sede a una poltrona, una cabina o un’altra risorsa di un’attività ospitante, così che le prenotazioni di entrambi la occupino per tutti e due. Devono essere d’accordo entrambi i Titolari. Nessun dato dei clienti, servizio, prezzo o nota passa attraverso un’Affiliazione: ognuno vede solo quando l’altro è occupato. Ciascuno può terminarla in qualsiasi momento; le Prenotazioni esistenti restano.

10. Protezione dei dati

Siamo titolari del trattamento degli account di Titolari, membri dello staff e Clienti, dei dati di fatturazione e dei dati su come si usa WhenBy. Lo spiega la nostra Informativa privacy.
Sei tu il titolare del trattamento delle tue Schede cliente (note, allergie, foto, storico delle visite, contatti importati), e noi le trattiamo solo per conto tuo. L’Accordo sul trattamento dei dati fa parte di questi termini e spiega come.
L’account di un Cliente appartiene al Cliente, non a te. Se il cliente lo elimina, la tua Scheda cliente resta a te, e resti responsabile delle richieste che il cliente ti rivolge.

11. Uso consentito

Non puoi usare WhenBy per:

violare la legge, od offrire servizi illegali nel luogo in cui li offri;
inviare spam o messaggi a persone che non li hanno accettati;
pubblicare contenuti falsi, ingannevoli, d’odio, sessuali, o che violano diritti altrui;
pubblicare o comprare recensioni false, o recensire la tua Attività;
copiare, estrarre o rivendere WhenBy o i dati di altre attività;
sondare, sovraccaricare o danneggiare i nostri sistemi, o aggirare limiti e sicurezza;
decompilare il software, salvo dove la legge lo consente.

12. Contenuti e proprietà intellettuale

Quello che carichi resta tuo. Ci concedi una licenza non esclusiva, mondiale e gratuita per ospitarlo e mostrarlo, per far funzionare WhenBy: sulla tua Pagina di prenotazione, su Esplora, nell’app e nei messaggi ai tuoi clienti. Lo usiamo in screenshot per gli store o nel marketing solo con il tuo permesso.
WhenBy, il suo software, il design e il marchio sono nostri. Questi termini ti danno il diritto di usarli per la tua Attività finché sei iscritto, e niente di più.
Se ci mandi idee o suggerimenti, possiamo usarli liberamente.

13. Disponibilità e modifiche del servizio

Lavoriamo per tenere WhenBy disponibile e i tuoi dati al sicuro, ma non possiamo garantire che non si interrompa mai. Possiamo modificare o migliorare WhenBy. Se una modifica toglie qualcosa di importante su cui fai affidamento, te lo diciamo per tempo.

14. Sospensione e chiusura

Puoi smettere quando vuoi: disdici il Piano ed elimina l’Attività nell’app o scrivendo a [CONTACT EMAIL]. Prima puoi esportare i tuoi dati.
Possiamo limitare o sospendere un’Attività che viola gravemente o ripetutamente questi termini o la legge, o che mette a rischio i clienti o i nostri sistemi. Ti spieghiamo il motivo su un supporto durevole quando lo facciamo (o prima, se la legge lo richiede), e puoi contestarlo (punto 16).
Possiamo porre fine a questi termini per qualsiasi motivo con 30 giorni di preavviso, e subito in caso di violazione grave.
Dopo la chiusura, le Prenotazioni future vengono annullate e i clienti avvisati. Cancelliamo i dati dell’Attività dopo 30 giorni, tranne quelli che la legge ci obbliga a conservare (per esempio le fatture).

15. Responsabilità

Niente in questi termini limita la responsabilità per frode, per morte o lesioni personali causate da negligenza, o per qualsiasi altra cosa che la legge non ci consente di limitare.
Non siamo responsabili dei tuoi servizi, né di quello che fanno i tuoi clienti o delle loro assenze.
Non siamo responsabili di danni indiretti o consequenziali, né di perdite di profitto, ricavi o avviamento.
Per il resto, la nostra responsabilità totale verso di te in 12 mesi è limitata al maggiore tra quanto ci hai pagato in quei 12 mesi e 100 €.

16. Reclami e mediazione

Se qualcosa non va, scrivi a [CONTACT EMAIL]. Rispondiamo e gestiamo i reclami in tempi ragionevoli e ti comunichiamo l’esito. Per le controversie che non riusciamo a risolvere, siamo disposti a tentare una mediazione con [MEDIATORS], come previsto dal Regolamento UE 2019/1150 sulle piattaforme per le imprese.

17. Modifiche a questi termini

Ti avvisiamo delle modifiche via email e nell’app almeno 15 giorni prima che entrino in vigore (di più se una modifica ti richiede più lavoro). Se non sei d’accordo, puoi porre fine a questi termini prima di quella data. Se continui a usare WhenBy dopo quella data, valgono i nuovi termini.

18. Legge e foro

Questi termini sono regolati dalla legge di [GOVERNING LAW]. Per qualsiasi controversia è competente [COURTS], fermo restando il tentativo di mediazione del punto 16.

19. Contatti

[COMPANY NAME], [REGISTERED ADDRESS]. Email: [CONTACT EMAIL].